东风设计研究院有限公司(东风院)创立于1973年,是国家高新技术企业,现为多元化的公司。2010年营业额23亿,连续五次进入由美国《工程新闻记录》(ENR) “中国承包商和工程设计企业双60强排名榜”;在联合公布的2010年全国工程项目管理和企业排名中,工程项目管理名列第32位,工程总承包名列第61位,全国工程勘察设计企业百强榜排名第76位。

东风院拥有国家颁发机械、建筑、工程总承包、工程咨询、工程造价、工程勘察专业类、环境污染防治专项(废水)、消防设施专项工程设计等甲级工程设计资格,1997年首批通过中设认证中心GB/T9001认证的设计单位,2002年4月取得GB/T19001-2000 idt 标准质量管理体系(换版)认证证书。2008年通过QHSE

东风院拥有、工程测量、机械加工、装配、涂装、冲压、焊接、热处理、铸造、电镀、机械化、工具机修、理化实验、计量、工业炉窑、设备设计、物流技术、自动控制、计算机软件、建筑、结构、给排水、暖通、热能动力、电力、总图、、环境保护、等30多个专业。在建筑、涂装设备、焊装夹具等方面推行,已实现了全公司计算机远程联网和,构筑了较完善、及时的信息、服务网络。与国外著名工程技术公司广泛合作,不断拓展设计范围和深度,多项技术在行业首次采用。


1. 项目概况

东风院早在2005年就和上海金慧软件开展了综合管理信息系统的建设工作,整个信息化的建设可分作四期:

一期,系统从2005年开始建设,建设内容有综合办公、人力资源、商务管理、设计项目管理、档案管理。

二期,2006至2007年,建设内容为商务管理和设计项目管理功能修改补充与变更。

三期,2008年开始建设,建设财务接口,领导查询的功能。

四期,整个信息化系统从2012年开始升级,建设内容是将前三期的信息化功能进行优化、翻新,并新增部分内容,截至2015年5月验收质保期完成,系统实现了综合办公、人力资源、商务管理、设计管理、财务管理、工程管理、EPC管理、科技质量、档案管理等在内的9大模块。

到目前为止,系统使用良好,全院1500余人都使用该系统(统计数据截止至2015年中旬)。

Ø 系统中正常运行的设计项目有1097

Ø 系统中正常运行的EPC&PMC项目42

Ø 系统中录入的合同数量5914

Ø 通过系统流转的差旅报销6037条,日常报销4526,招待费报销2868


2. 系统实现及价值

1) 综合办公方面

东风院综合办公管理系统包含的内容比较多也比较全面,其中有:公共信息、公共服务、设备管理(含设备登记、发放、调拨、报废、租赁等)、用印管理、车辆管理、发文管理。

综合办公属于东风院信息化系统的基础性模块,为东风院开启信息化办公奠定了基础。综合办公能为东风院各层级人员带来不同的功能价值,特别是为员工作业层提供了便捷的自动化办公手段和环境,使员工能够准确、高效,愉快地工作。综合办公具体的价值体现在:

Ø 为东风院建立了信息发布的平台

在公司内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如公共信息、公共服务、企业门户等,能够使企业内部的信息在员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解企业的发展动态。

Ø 实现工作流程的自动化

变革了公司传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件等都使用电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。

Ø 实现分布式办公

变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公,大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

Ø 节省企业的办公费用支出

将传统的纸张填写过程电子化,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公。


2) 人力资源方面

东风院人力资源系统也同样比较全面,管理内容有:员工信息管理、工资管理、社保管理、培训管理、招聘管理及考勤管理。

人力资源作为东风院整个信息化系统的重要组成部分,是其他业务系统的基础模块,其它业务系统都构筑在人力资源系统基础上,其他业务系统中关系到人员和部门的信息都来自该模块。

东风院人力资源管理系统,将东风院以往人员信息比较混乱,很难了解到一个人的全貌信息,并且各方面的信息也不一致,发生变化时很难统一更新的诸多问题得到有效的解决。


3) 商务管理方面

东风院商务管理系统包含“客户基本信息”、“项目立项管理”、“招投标管理”、“产品要求评审”、“经营合同管理”、“采购信息管理”、“采购合同管理”、“合同变更或终结管理”八个子功能模块。

Ø 东风院商务管理系统,将客户、合同信息有效进行管理和查询,提高了经营人员的工作效率以及提高了经营信息的共享程度。

Ø 东风院商务管理系统,将合同的发票、实际到款以及付款进行了管理,清晰的梳理了各类型合同(经营、采购)和其对应票款的关系。

目前,东风院各类信息全部进入管理系统,多年积累的复杂信息得以梳理。计划经营处的工作全部纳入系统,系统成为重要的管理手段。


4) 设计项目方面

东风院项目管理系统对设计项目全过程进行管理,包括了项目信息、项目启动、项目策划(任务、费用、互提计划等)、项目执行(成果提交、校审、互提、出图等)、项目控制。

设计项目管理不仅仅为一线人员提供统一的项目级协同工作平台,帮助作业层人员提高工作效率;同时也帮助企业管理者对项目的监控。

Ø 东风院设计项目管理系统的成功上线,帮助东风院提升了整个项目过程管理水平,促进项目过程管理规范化,流程与管理制度紧密结合,各项工作具有可追溯性。

Ø 东风院设计项目管理系统的成功上线,实现通过系统进行成果的校审、互提,出图,使得各项校审问题都能在系统中留痕,辅助东风院提高了设计质量。

Ø 东风院设计项目管理系统的成功上线,提升了项目全面的监控能力。


5) 财务管理方面

Ø 实现利用系统进行各分公司及总公司间报销审批的问题,系统可根据领导签字审批完的表单,自动连续打印,实现了报销过程的无纸化;

Ø 实现了与第三方财务软件(用友)间的数据交互。


6) 图文档方面

对设计成品档案,设计档案维护、查询检索、档案利用、档案统计等管理功能的管理。

东风院图文档管理系统主要为公司解决了以下问题:

Ø 图文档管理员归档工作量大的问题

图文档库中每一种档案类型对应的电子档案、纸质档案数量庞大。图档人员若需要手工对这些档案进行逐条录入归档,需要占用大量的工作时间。

Ø 日常管理无方向的问题

解决线下浏览、借阅、下载申请凌乱,各种数据统计(下载统计、借阅统计等)无头绪的问题。

Ø 资料集中管理、共享的问题

项目的大量成果,分散保存个人电脑,公司资料凌乱存放,需要时却找不到, 找到又发现版本不统一,不知道以哪个为准。

图文档系统给企业员工带来最明显的价值就是为他们提供了一个企业项目资料信息共享的平台。企业员工可以随时、随地方便的查找自己所需要的相关资料信息。


7) 科技质量方面

科技质量主要功能包括:管理体系文件、QHSE运行检查、QHSE内部审核、有效文件、质量抽查、第三方质量审查、科研信息、技术资料等。

帮助企业实现规范化管理。


8) EPC项目管理方面

EPC项目管理主要功能包括:EPC任务书下达、项目策划、项目执行、项目变更、项目完工管理、监控查询、项目工资等。实现了对企业EPC项目的信息化管理。


9) 工程管理方面

工程管理包括“工程管理院”、“项目管理平台”、“日常事务”、“工作审批”、“项目工资”、“监理管理平台”六个子功能模块。实现了对企业工程的信息化管理。


3. 建设过程体会


Ø 项目目标明确,重点突出:明确目标是管理系统建设的方向和航标,是取得成功的前提和基础;同时重点突出也是管理系统建设非常重要的原则。前期一定需要重点突出,分清主次。

Ø 高层领导支持作用大:管理系统建设必然涉及到工作习惯的调整和变革,所以一定会带来原有部门和人员对工作习惯改变的疑惑,处理好这些问题除了尽量保持原操作习惯的同时一定需要公司高层管理者的大力支持、参与、协调,需要一个强有力的项目组织。

Ø 项目沟通顺畅:沟通方面,项目过程中一定与客户沟通好系统上线后能解决那些问题,那些问题不能解决,让客户做到心中有数。

Ø 高质量的系统需求分析和高水平的解决方案是成功的关键